Hóa đơn nhập hàng

Nhà cung cấp

Trước khi tạo đơn nhập hàng, bạn cần tạo danh sách Nhà cung cấp để quản lý nguồn hàng hiệu quả. Hệ thống hỗ trợ hai hình thức thanh toán: Trả trước (mặc định) và trả sau, trong đó trả sau sẽ được ghi nhận vào Công nợ nhà cung cấp.

Trong mục Hóa đơn nhập hàng, bạn chọn Nhà cung cấp, sau đó nhấn Thêm nhà cung cấp để bắt đầu tạo nhà cung cấp cho hàng hóa.

Sau khi chọn Thêm nhà cung cấp, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin bạn cần điền:

• Tên nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp hàng hóa tương ứng với các sản phẩm trong Kho hàng.

• Mã nhà cung cấp: Được hệ thống tự động tạo.
  Khuyến nghị: Bạn nên chủ động đặt mã để thuận tiện cho việc tìm kiếm và quản lý sau này.

• Số điện thoại: Số liên hệ của nhà cung cấp.

• Mã số thuế: Mã số thuế của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.

• Nhóm nhà cung cấp:

  – Mặc định: Thanh toán ngay khi nhận hàng.

  – Trả sau: Thanh toán sau, công nợ sẽ được hệ thống theo dõi.

• Địa chỉ: Địa chỉ nhà cung cấp.

• Tài khoản ngân hàng: Thông tin tài khoản của nhà cung cấp (nếu có).

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn chọn Lưu và đóng để hoàn tất việc thêm nhà cung cấp.

Tương tự, bạn có thể tạo thêm các nhà cung cấp khác như Thức ăn, Vật tư thiết bị, Con giống… bằng cách thực hiện các bước trên.

Ngoài ra, với những Nhà cung cấp mà Cơ sở đang còn công nợ, bạn có thể tạo Dư nợ ban đầu bằng cách nhấn vào biểu tượng tùy chọn () tại nhà cung cấp tương ứng và chọn Tạo dư nợ ban đầu để thực hiện.

Tạo đơn nhập hàng

Sau khi đã tạo xong Nhà cung cấp tương ứng với các Hàng hóa, bạn tiến hành nhập hàng bằng cách tạo Đơn nhập.

Trong mục Hóa đơn nhập hàng, bạn chọn Tạo đơn nhập hàng.
Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết thông tin đơn nhập để bạn thực hiện nhập kho

Khi tạo Đơn nhập hàng, bạn cần thiết lập các thông tin sau:

• Tên hàng hóa:
  – Nhấn chọn để hệ thống hiển thị danh sách kho và sản phẩm. Bạn lựa chọn sản phẩm cần nhập hàng.

• Đơn giá / Số lượng:
  – Nhập số lượng hàng hóa cần nhập.
  – Đơn giá có thể điều chỉnh nếu giá thực tế khác với giá đã thiết lập khi tạo hàng hóa.

• Thuế GTGT(VAT):
  – Nhấn để chọn loại VAT của sản phẩm, nếu giá trị ban đầu của sản phẩm đã có thuế bạn có thể bỏ qua bước này.
  – Hệ thống đưa ra tất cả các loại VAT hiện hành (0%, 2%, 5%, 8%, 10%, KCT và KKKNT).

Sau khi nhập xong thông tin, bạn nhấn Thêm vào hóa đơn.
Hóa đơn sẽ được hiển thị ngay bên cạnh, tại đây bạn có thể điều chỉnh chiết khấu hoặc bổ sung các chi phí khác hoặc VAT phát sinh trong quá trình nhập hàng (nếu có).

Thanh toán

• Số tiền thanh toán:
  – Bạn có thể thanh toán đủ hoặc ít hơn số tiền cần thanh toán. Phần chênh lệch sẽ được hệ thống ghi nhận vào công nợ nhà cung cấp.

  Lưu ý:
  Nếu Nhà cung cấp được thiết lập là Trả sau, toàn bộ giá trị đơn nhập sẽ được tính vào công nợ. Trong trường hợp này, thông tin thanh toán sẽ được ẩn đi.

• Phương thức thanh toán:
  – Lựa chọn Chuyển khoản hoặc Tiền mặt.

• Nhập kho:
  – Tích chọn Nhập hàng vào kho để xác nhận hàng hóa sẽ được nhập kho khi hoàn tất đơn nhập.

• Tệp đính kèm:
  – Tải lên các chứng từ, hóa đơn liên quan để lưu trữ kèm theo đơn nhập.

• Nhà cung cấp:
  – Nhấn chọn Nhà cung cấp tương ứng với hàng hóa nhập.

Sau khi điền đầy đủ các thông tin, bạn chọn Lưu hóa đơn để hoàn tất việc tạo Đơn nhập hàng.
Khi hoàn thành, hàng hóa sẽ được tự động nhập vào Kho hàng hóa của mặt hàng tương ứng.

Tạo đơn nhập giống

Lưu ý: Chức năng Hóa đơn nhập con giống trong phần mềm FarmGo hiện chỉ áp dụng cho các trang trại chăn nuôi gia súc như heo, bò, dê…

Chức năng này được sử dụng để quản lý việc nhập con giống vào trang trại, bao gồm số lượng, đơn giá, nhà cung cấp và công nợ liên quan.

Để thực hiện tạo hóa đơn.

Trong mục Hóa đơn nhập hàng bạn chọn Tạo đơn nhập giống.

Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin cần thiết để bạn thiết lập Hóa đơn nhập con giống, tương tự như các loại hóa đơn nhập hàng khác.

• Chọn con giống:

– Bạn nhấn vào để chọn con giống cần nhập. Hệ thống chỉ hiển thị Kho con giống hoặc các sản phẩm được thiết lập là con giống.

• Đơn giá / Số lượng:

– Đơn giá: Có thể điều chỉnh nếu giá thực tế khác với mức giá đã thiết lập khi tạo hàng hóa.

– Trọng lượng (kg): Là tổng trọng lượng của toàn bộ số con giống nhập về.

– Số con: Là tổng số con giống nhập về.

– Trọng lượng trung bình: Sau khi bạn nhập trọng lượng và số con, hệ thống sẽ tự động tính trọng lượng trung bình trên mỗi con.

• Thuế GTGT(VAT):
  – Nhấn để chọn loại VAT của sản phẩm, nếu giá trị ban đầu của sản phẩm đã có thuế bạn có thể bỏ qua bước này.
  – Hệ thống đưa ra tất cả các loại VAT hiện hành (0%, 2%, 5%, 8%, 10%, KCT và KKKNT).

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn nhấn Thêm hóa đơn.

Hóa đơn sẽ được hiển thị ngay bên cạnh, tại đây bạn có thể điều chỉnh chiết khấu hoặc bổ sung các chi phí khác hoặc VAT phát sinh trong quá trình nhập hàng (nếu có).

Các bước Thanh toán và chọn Nhà cung cấp được thực hiện tương tự như mục Tạo đơn nhập hàng.

Danh sách đơn nhập

Sau khi tạo thành công các Đơn nhập hàng, bạn truy cập vào mục Hóa đơn nhập hàng để theo dõi và quản lý danh sách các đơn đã tạo.

Tại Hóa đơn nhập hàng, bạn chọn Danh sách đơn nhập, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ các Đơn nhập đã được tạo và lưu thành công.

Màn hình Danh sách đơn nhập giúp bạn theo dõi và quản lý toàn bộ các hóa đơn nhập hàng đã phát sinh tại Cơ sở.

Tại đây, hệ thống hiển thị nhanh các thông tin tổng quan như:

• Tổng tiền nhập hàng

• Số tiền đã trả

• Số tiền còn phải trả (công nợ)

• Tiền hoàn trả hàng (nếu có)

Bên dưới là danh sách chi tiết từng hóa đơn, bao gồm:

• Mã đơn nhập

• Nhà cung cấp

• Trạng thái thanh toán (Hoàn tất / Còn thiếu / Trả sau / Chưa thanh toán)

• Trạng thái kho hàng (Đã nhập kho / Chưa nhập kho)

• Tổng tiền

• Ngày nhập hàng

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc theo nhà cung cấp, trạng thái thanh toán, kho hàng hoặc thời gian để tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng.

Ngoài ra, tại mỗi hóa đơn, bạn có thể nhấn vào tùy chọn ().

• Xem chi tiết hóa đơn

• Chỉnh sửa hóa đơn

• Xóa hóa đơn (nếu chưa phát sinh dữ liệu liên quan).